3 técnicas de gestión del tiempo para mejorar tu enfoque

El tiempo es un recurso finito. Si bien el tiempo puede ayudar a curar heridas y brindarnos perspectiva y crecimiento, por desgracia, no podemos crear más tiempo. ¿O podemos? Es posible que técnicamente no podamos agregar más horas al día, pero podemos aprender a usar nuestro tiempo de manera más productiva y efectiva, para que podamos aprovechar más cada hora: a través del aprendizaje de mejores habilidades de administración del tiempo.

 La gestión del tiempo se trata, en última instancia, de aprender a gestionar mejor las propias prioridades. Es el proceso a través del cual organizamos nuestros pensamientos, decisiones y tareas, y si se hace bien, puede ofrecernos una gran cantidad de beneficios, desde brindarnos un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, menos estrés y ansiedad, una mayor sensación de control sobre nuestras metas y nuestro futuro, y por último, pero no menos importante, la sensación de que de alguna manera nos estamos ganando más horas a lo largo del día, que podemos usar en otras cosas que nos hacen sentir felices y realizados. 

 Hay muchas maneras de administrar mejor el tiempo, y cada individuo puede tener sus propias formas preferidas de organizar sus prioridades, pero si no está seguro de por dónde empezar (o simplemente está buscando probar algo nuevo), estos tres métodos de productividad son conocidos por su uso altamente versátil en contextos relacionados tanto con el trabajo como con el personal, y sus resultados comprobados.

El expresidente estadounidense Dwight D. Eisenhower dijo una vez: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. Este es el principio que supuestamente lo ayudó a organizar su carga de trabajo y prioridades, y también es la base de The Eisenhower Matrix: un método de toma de decisiones que ayuda a las personas a priorizar sus tareas según la urgencia y la importancia. 

 Si sufre de procrastinación, a menudo se encuentra ocupado apagando incendios en lugar de concentrarse en las tareas que realmente debería o quiere hacer, o si siente que pasa mucho tiempo ocupado y aún así carece de resultados impactantes para mostrar a su trabajo, este método podría ayudarlo a ordenar su lista de tareas pendientes de una manera que le brinde claridad, mayor enfoque y resultados más efectivos. 

 Se trata de separar sus tareas en uno de los cuatro cuadrantes. Cada sección está etiquetada como Urgente o No urgente e Importante o No importante. De los cuadrantes que surjan, las tareas en cada uno de estos "cubos" se marcarán como "Hacer", "Programar", "Delegar" o "Eliminar". Así es como lo desglosas:

Esta sección es para emergencias, artículos con plazos apremiantes u obligaciones de última hora que deben ser una prioridad. Algunos ejemplos incluyen contestar una llamada telefónica o un correo electrónico que requiere una respuesta urgente, enviar un proyecto de trabajo que vence hoy o recoger inmediatamente a su hijo enfermo de la escuela.  

Esta sección es para metas profesionales y metas personales que son importantes para usted, o compromisos de salud a largo plazo. Dado que no tienen una fecha límite específica o apremiante, pueden esperar un poco, pero puede programar un horario para hacerlo más tarde, para asegurarse de que se hagan. Esta es una de las secciones más importantes para la satisfacción, el éxito y la productividad general, ya que garantiza que podamos mantenernos enfocados en el presente sin sacrificarnos ni preocuparnos por el panorama general. Algunos ejemplos incluyen llevar un diario de salud (ya sea un diario nutricional o un diario de gratitud), planificar un tiempo de descanso o de vacaciones, o hacer tiempo para ponerse al día con amigos o tener conversaciones importantes con su pareja.

Esta sección es para asuntos menores u obligaciones domésticas que afectarán su vida, pero que no necesariamente requieren que los haga usted mismo. Esto también incluye tareas en las que ayuda a otros a alcanzar sus objetivos. Si puede delegarlas, entonces hágalo, y si no puede, dedique el menor tiempo posible a ellas solo para hacerlas, en lugar de invertir demasiado tiempo luchando por la perfección pura mientras las hace. Por ejemplo, pagar facturas, programar citas, lavar los platos y aprobar solicitudes.

Esta sección es para las tareas que no te ayudan ahora y no te ayudan más adelante: en realidad no hacen nada por tus objetivos a largo plazo, ni te proporcionan nada más que una distracción a corto plazo. -término. Estas son distracciones clásicas que puede y debe eliminar cuando tiene poco tiempo. Por ejemplo, desplazarse sin hacer nada por las redes sociales, cambiar el fondo de escritorio de su computadora. Esto también podría incluir ayudar a las personas con tareas que no solo no está obligado a hacer de ninguna manera, sino que no quiere hacer, ya sea porque no lo hacen sentir recompensado o satisfecho, y puede que solo esté haciendo porque usted eres agradable a la gente, por ejemplo. 

 Si bien es posible que necesite anotar físicamente sus tareas en estos diferentes cuadrantes para empezar, con el tiempo, aprenderá a separar automáticamente las tareas en uno de estos cuatro cubos a medida que surjan, lo que lo ayudará a concentrarse más rápida y fácilmente. en las tareas que son importantes para usted y que pueden marcar una diferencia positiva en su vida.

También conocido como la regla 80/20, la ley de los pocos vitales y el principio de la escasez de factores, el principio de Pareto puede tener un nombre elegante, pero la idea detrás de él es muy simple: que el 80 % de los efectos surgen del 20 %. de las causas 

 Aún no estás seguro de lo que eso significa? En pocas palabras, por lo general, el 80 % de los logros, resultados o problemas que experimenta son causados por solo el 20 % de sus acciones. Piensa en este ejemplo: el 20 % de tu armario está compuesto por ropa que usas con frecuencia, mientras que el 80 % está compuesto por ropa que casi no usas. Tal vez se compone de un 20% de ropa cómoda y un 80% de prendas incómodas. O tal vez el 20 % es la ropa que te queda bien y te sienta bien, mientras que el otro 80 % de tu guardarropa está compuesto por cosas que no te quedan del todo bien, prendas que solo puedes usar durante temporadas o eventos específicos y piezas para ocasiones especiales. . Aquí hay otro ejemplo: solo el 20% de las personas que conoces ocupan el 80% de tu tiempo. La Técnica de Pareto consiste en priorizar tu trabajo en base a ese 20% primero y al 80% después. 

 Entonces, cómo nos importa este conocimiento y cómo puede afectar nuestra productividad? Nos ayuda a identificar qué es una prioridad y qué no lo es, o en qué enfocarnos, ya que puede tener un mayor impacto en ese 20% tan importante. Pero si ni siquiera estás seguro de qué constituye ese 20 %, cómo lo averiguas? No te preocupes, también hay un método para eso. 

 Comience enumerando todos los problemas, desafíos o tareas que desea abordar o resolver. Luego, reordena estos, comenzando con los que tendrán un impacto directo e inmediato en tu vida y avanzando en la lista según corresponda. Si tiene dificultades para hacer esto, puede comenzar asignando un puntaje a cada uno, siendo 1/10 el de menor impacto y 10/10 el de mayor impacto. Usa los números para luego reordenar tu lista. Pregúntate si puedes organizar alguno de estos elementos en grupos de tareas que puedan afectarse o coincidir entre sí. Una vez que tenga esta lista, puede desarrollar e implementar un plan de acción para cada elemento o grupo, en orden de prioridad. 

 Este método nos ayuda a organizar mejor nuestros pensamientos y necesidades, mientras obtenemos información sobre los cambios más impactantes que podemos hacer, para priorizar nuestras tareas para una mayor productividad.

Esta técnica de productividad de ráfagas cortas está tan ligada al trabajo con límite de tiempo que literalmente recibió su nombre de un tipo de temporizador. Llamado así por el temporizador Pomodoro ー un temporizador de cocina con forma de tomate ("pomodoro" significa "tomate" en italiano) ー este método fue desarrollado por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980. En ese momento, Cirillo era un estudiante universitario que luchaba por completar sus tareas a tiempo. Decidió lidiar con su agobio comprometiéndose a concentrarse durante un período corto predeterminado, después del cual sería recompensado con un pequeño descanso. 

 Si bien algunos dicen que las primeras iteraciones de este método comenzaron con períodos de concentración de 10 minutos, ahora, la forma más utilizada de la Técnica Pomodoro consiste en trabajar en una tarea sin interrupciones durante 25 minutos, antes de tomar un descanso de 5 minutos. Este proceso se repite cuatro veces, después de lo cual, si necesita continuar trabajando, puede tomar un descanso más largo de 15 a 30 minutos antes de comenzar una nueva serie de uno a cuatro períodos. 

 Debe establecer un cronómetro físico antes de cada sección y ser disciplinado para cumplirlo. Al permitir que el cronómetro se concentre en los minutos, se otorga más espacio mental para concentrarse en la tarea en cuestión (¡no hay que mirar el reloj con frecuencia o inactividad aquí!). Además de gamificar el proceso de enfoque, también nos ayuda a dividir las tareas más complejas en otras más pequeñas y factibles, lo que hace que una gran cantidad de trabajo parezca menos intimidante. 

 Puede intentar gamificar esto aún más estableciéndose una cierta cantidad de "pomodoros" para trabajar cada día: comience con uno o dos si más le parece demasiado, luego avance para completar más segmentos cada vez que lo intente. Antes de que te des cuenta, sentarte para ráfagas de trabajo profundamente concentrado se sentirá como una segunda naturaleza para ti.

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Todo el contenido de nuestro sitio web se investiga minuciosamente para garantizar que la información compartida esté basada en pruebas. Para obtener más información, visite las revistas académicas y otros recursos que influyeron en este artículo: Time Management Strategies For Research Productivity; Exploring Relationship Of Time Management With Teachers’ Performance; Time Management Is About More Than Life Hacks; 10 Tips On Time Management For Researchers And Students; It’s About Time: New Perspectives And Insights On Time Management.